Portale riconciliazione

L’accesso deve essere effettuato tramite username e password.

Dopo la validazione delle credenziali vengono visualizzate le ultime sessioni completate e la possibilità di avviare una nuova sessione, selezionando “Avvia sessione” dopo aver impostato il periodo dei movimenti bancari che si intende riallineare.

In fase di accesso sono presenti anche le sezioni relative alle “Regole” e alle “Causali”, spiegate nei relativi paragrafi.

In fase di accesso viene segnalato se sono trascorsi più di 180 giorni dall’ultimo cambio password e se il consenso scade nei successivi 30 giorni, avvisando come da esempio:

Causali

Accedendo alla sezione vengono mostrate le causali già codificate e viene data la possibilità di manutenerle, eliminarle o inserirne di nuove. Le causali sono utilizzate sia per l’associazione alle regole sia durante l’associazione manuale dei movimenti.

In fase di definizione della causale è possibile indicare i seguenti parametri:

I flag “Ingresso” e “Uscita” sono puramente indicativi ma vengono visualizzati in fase di associazione.

Il flag “Con anagrafica” viene utilizzato in fase di associazione delle regole, come specificato nell’apposito paragrafo.

In fase di salvataggio di nuove causali viene assegnato automaticamente il codice della causale, con numerazione da Z00 a Z99.

Regole

Accedendo alla sezione vengono mostrate le regole già codificate e viene data la possibilità di manutenerle, eliminarle o inserirne di nuove. Le regole vengono utilizzate in fase di avvio della sessione per associare automaticamente i movimenti.

In fase di definizione delle regole è possibile indicare i seguenti parametri:

Nei campi “Riconoscimento movimento” possono essere indicati i filtri da effettuare sui movimenti, filtri che possono essere effettuati sul campo “Causale” (che è la descrizione del movimento bancario), oppure sul “Conto” in cui è possibile selezionare la banca, fra quelle associate tramite i servizi di Fabrick.

Il flag “Richiedi scadenze” permette di assegnare le scadenze in fase di associazione.

Nei campi “Risultato associazione” possono essere inseriti i dati da riportare sull’associazione effettuata in base ai filtri indicati sopra, è possibile associare la causale di riconciliazione, il cliente/fornitore e indicare la priorità con cui applicare le regole, se presenti più regole. Se la causale di riconciliazione associata prevede la movimentazione di anagrafiche clienti/fornitori è necessario indicare il cliente/fornitore nell’apposito campo.

Il flag “Imposta come escluso” permette di escludere automaticamente i movimenti, che rientrano nelle regole impostate nei filtri, dall’associazione automatica.

Opzioni

Tramite il bottone è possibile scartare la sessione, impostare le opzioni banche, le opzioni utente, rinominare i conti, cambiare la password, effettuare statistiche ed effettuare la disconnessione.

Opzioni banche

Da questa sezione è possibile configurare le impostazioni relative all'algoritmo di riconciliazione automatica.

Per ogni banca configurata è data la possibilità di escludere completamente uno o più conti dal processo di riconciliazione, tramite il flag “Escludi banca”, i movimenti dei conti su cui è attivo tale parametro non vengono trattati in fase di elaborazione, nel caso in cui si scelga di includerli in un secondo momento basterà disattivare tale flag e riavviare una sessione includendo le date dei movimenti che si desidera rielaborare.

Per ogni banca è possibile indicare l’importo delle commissioni dei pagamenti e delle spese di insoluto, che verranno considerate per effettuare un tentativo di associazione automatica da parte del sistema nei casi in cui un movimento, comprensivo delle commissioni o delle spese di insoluto debba essere associato a un’unica scadenza con importo inferiore.

Opzioni utenti

Da questa sezione è possibile configurare le impostazioni relative al numero delle righe da visualizzare nelle griglie dei movimenti da associare e dei movimenti associati. E’ inoltre presente un’opzione per scegliere se salvare e riproporre lo stato di paginazione, filtro e ricerca al cambio pagina.

Rinomina conti

La funzione “Rinomina conti” permette di modificare il nome della banca associata a ciascun conto bancario.

Dopo aver modificato il campo è necessario premere il pulsante “Salva” e successivamente scartare la sessione in modo da applicare correttamente le modifiche.

La modifica effettuata dal portale di riconciliazione sarà visibile e riportata anche nel portale “Visualizzazione saldi”.

Statistiche

Le Statistiche permettono di visualizzare il grafico che riporta il numero di movimenti riconciliati per anno o il grafico che riporta il numero di sessioni completate, sempre per anno.



Sessioni

In fase di primo accesso alla sessione la data di inizio deve essere impostata manualmente, mentre nelle sessioni successive la data di inizio viene proposta uguale alla data di fine dell’ultima sessione completata riportata indietro di 10 giorni e comunque modificabile.

All’avvio della sessione vengono recuperati i movimenti (che rientrano nelle date specificate) delle banche associate tramite i servizi di Fabrick e i dati (clienti/fornitori e scadenze) esportati dal Box, i movimenti vengono associati automaticamente tramite una serie di regole e il risultato dell’elaborazione viene visualizzato a video, più avanti vedremo come vengono associati i movimenti.

Viene segnalato quanti movimenti sono stati automaticamente assegnati.

Accedendo alla sessione sono presenti le sezioni relative ai “Movimenti da associare” e “Movimenti associati”.

Movimenti da associare

In questa sezione vengono visualizzati i movimenti che non sono stati associati automaticamente.

I movimenti visualizzati con sfondo grigio scuro sono quelli che risultano esclusi, sia manualmente che secondo le regole definite.

Tramite il menu richiamabile dal bottone è possibile stampare un report di tutti i movimenti visualizzati, quindi tutti i movimenti da associare oppure solo quelli esclusi, nel caso sia stata attivata l’opzione “Solo esclusi” richiamabile dal bottone .

Tramite gli appositi bottoni presenti sulle colonne “Associa” ed “Escludi” si possono associare manualmente i movimenti oppure escluderli dalla riconciliazione, i movimenti esclusi non saranno più visibili nelle successive sessioni, questo può rendersi utile nel caso in cui il movimento fosse stato già stato registrato manualmente in contabilità.

Cliccando sulla dicitura “Importo” è possibile ordinare i record per importo in ordine crescente o decrescente.

Tramite l’icona evidenziata è consentito filtrare esclusivamente i documenti di entrata, quelli di uscita oppure tutti .

Procedendo all’associazione manuale dei movimenti viene aperta una nuova sezione “Associazione manuale”.

Vengono visualizzate tutte le scadenze nella divisa del movimento non ancora associate o il residuo di scadenze già associate parzialmente, come vedremo più avanti.

E’ possibile visualizzare solo le scadenze di uno specifico cliente/fornitore selezionandolo dal campo “Scadenze per”, in cui sono presenti tutte le anagrafiche esportate, oppure effettuando il filtro indicando la stringa di ricerca nel campo “Cerca”; è possibile filtrare le scadenze per data scadenza tramite il pannello “Scadenze in”.

Nei movimenti di insoluto è prevista la possibilità di effettuare l’assegnazione di scadenze già riconciliate in un movimento di presentazione distinta nella stessa sessione, tali scadenze sono visibili con un colore verde. La funzionalità è da utilizzarsi per i movimenti di insoluto, non associati automaticamente, da registrare nella stessa sessione in cui è presente il movimento di presentazione distinta per cui è stata effettuata la riconciliazione automatica.

Per le scadenze relative a fornitori nella colonna sospesa è visualizzato se la scadenza risulta sospesa. L’indicazione può essere “Definitivo” e significa che la scadenza è stata bloccata in Os1 tramite l’apposito pulsante indicando “Blocco definitivo”, oppure può essere “Temporaneo” e significa che la scadenza è stata bloccata in OS1 indicando “Blocco temporaneo”. Questo tipo di scadenze possono comunque essere associate manualmente ai movimenti bancari, ma non sono considerate ai fini dell’associazione effettuata automaticamente dalla procedura.

Selezionando la scadenza tramite il bottone questa viene spostata nella sezione in alto.

È possibile associare più scadenze e l’assegnazione viene effettuata in concorrenza per l’importo residuo.

Se è stato già assegnata una sola scadenza a copertura totale dell’importo e viene selezionata una nuova scadenza questa sostituisce la precedente, se sono presenti più scadenze non è possibile sostituirle è necessario deassociarle tramite il bottone e riassociarle.

È possibile associare anche le scadenze con importo parziale e associare scadenze di clienti/fornitori diversi.

Tramite il bottone “Selezione causale” è possibile modificare la causale precedentemente assegnata, tali causali del portale possono essere precaricate e centralizzate oppure personalizzate, e dovranno essere poi associate alla causale contabile di OS1 sul Box OpenBanking.

Nel caso in cui sia necessario assegnare solo il cliente/fornitore ma non le scadenze, come ad esempio nel caso di anticipi, è possibile farlo dal bottone “Seleziona cliente/fornitore” e “Seleziona causale” selezionando quindi la causale di anticipo, in questo modo importando il movimento in OS1 viene creata la scadenza di tipo anticipo.

Per poter confermare è necessario aver assegnato tutto l’importo del movimento alle scadenze oppure aver assegnato il cliente/fornitore. Nel caso in cui venga associato un importo parziale di scadenze è possibile completare il movimento con una scadenza virtuale, aggiungendo alle scadenze precedentemente selezionate una scadenza virtuale per l’importo residuo, attraverso la voce di menu "Motiva residuo".

Nel caso si voglia effettuare la compensazione di partite clienti e fornitori è necessario che per i movimenti di ingresso venga associata la scadenza del fornitore prima della scadenza cliente, mentre per i movimenti di uscita venga associata la scadenza del cliente prima della scadenza fornitore.

Nel nostro esempio abbiamo associato una scadenza di 3050,00 euro ad un movimento di 3055,00 euro, tramite il bottone “Motiva residuo” viene generata la scadenza virtuale per i 5,00 euro, selezionando la causale che per i movimenti di uscita è classificabile come abbuono, anticipo, oneri/commissioni o spese di insoluto, mentre per i movimenti in entrata è classificabile come abbuono o anticipo.

La causale della scadenza virtuale può essere modificata tramite la voce di menu "Seleziona giustificazione".

Tramite il bottone fullscreen è possibile espandere la sezione della visualizzazione delle scadenze associate.

Se l'importo della scadenza che si sta associando supera il residuo del movimento, viene mostrato un popup di conferma in cui si chiede all'utente se desidera associare la parte eccedente selezionando la causale virtuale necessaria. In caso contrario, l'importo residuo della scadenza potrà essere associato ad altri movimenti.

Tramite il bottone “Conferma” viene salvata l’associazione e il movimento sarà spostato nella sezione “Movimenti associati” in coda agli altri movimenti.

Tramite il bottone “Conferma con regola” è possibile creare una regola con i dati proposti ma modificabili, valorizzati in base all’assegnazione effettuata, ad esempio indicando che tutti i movimenti che contengono una certa descrizione siano automaticamente associati ad un cliente/fornitore, in modo che nelle successive sessioni il sistema possa associare automaticamente tali movimenti.

Per uscire senza confermare l’associazione basta chiudere la sezione.

Movimenti associati

In questa sezione vengono visualizzati i movimenti che risultano associati sia automaticamente che manualmente.

Tramite il lucchetto ,presente nella colonna “Sblocca”, è possibile deassociare il movimento, previa conferma a video, riportandolo nella sezione dei movimenti da associare.

Il colore del lucchetto indica la precisione dell’associazione automatica, l’associazione viene effettuata sul campo descrizione del movimento ricercando la ragione sociale del cliente/fornitore, il numero documento, l’importo (prima senza e poi con l’importo delle commissioni o delle spese di insoluto definite nelle opzioni banche), la data scadenza e, se possibile, la coerenza della data scadenza con la data del movimento.

Il lucchetto verde identifica un’associazione precisa, mentre il lucchetto giallo identifica che l’associazione è stata fatta sicuramente per importo e ragione sociale, ma potrebbero non essere stati verificati tutti gli altri parametri.

Il lucchetto nero identifica i movimenti che non riguardano movimentazione clienti/fornitori e sono movimenti puramente contabili, tali movimenti saranno importati come semplici movimenti e sarà poi possibile modificarli in OS1 una volta importati, assegnando le relative contropartite.

Nella colonna “Stato” è possibile specificare se il movimento è verificato o meno. Il campo può assumere i valori “Da verificare” o “Verificato”. Per i movimenti associati in automatico assume il valore “Da verificare”. Il campo può essere aggiornato manualmente cliccando sull’icona oppure tramite le opzioni “Imposta selezione come verificati” e “Imposta selezione come “Da verificare”” presenti nel bottone e attive se presenti documenti spuntati tramite l’apposita casella . Per i movimenti associati manualmente assume il valore “Verificato”.

In alto a destra sono presenti i tasti funzione “Importo” e “Sblocca”

Cliccando sulla dicitura “Importo” è possibile ordinare i record per importo in ordine crescente o decrescente.

Tramite l’icona evidenziata è consentito filtrare esclusivamente i documenti di entrata, quelli di uscita oppure tutti .

Tramite l’icona a destra della dicitura “Sblocca" è possibile filtrare i soli documenti relativi a scadenze attivando lo slider “Filtra movimenti solo con scadenze associate".

Tramite il menu richiamabile dal bottone è possibile cambiare la causale associata ai movimenti precedentemente selezionati tramite la scelta “Imposta causale per selezionati” (se non sono stati selezionati i movimenti la scelta sarà disattiva) oppure è possibile stampare un report di tutti i movimenti associati.

In qualsiasi momento è possibile salvare la sessione per poterla riprendere in un momento successivo, tramite il bottone “Salva modifiche”.

Tramite il bottone sono disponibili, oltre alle opzioni banche e utenti viste precedentemente, alcune funzioni inerenti la sessione corrente:

I movimenti da associare che non vengono marcati come “Esclusi” rimangono disponibili su questo portale per eventuali successive sessioni.


Box OpenBanking

Una volta salvata e chiusa la sessione sul portale è necessario importare i dati sul Box OpenBanking.

Tabelle

Prima di importare i dati sul OS1BoxOpenBanking devono essere abbinate le causali del portale con le causali di OS1 attraverso la tabella “Associazione causali” e se gestiti i movimenti con causali virtuali sarà necessario abbinare anche queste attraverso la tabella “Associazione causali virtuali”.

Associazioni causali

La tabella contiene l’associazione delle causali dei movimenti portale con le causali contabili di OS1.

L’associazione può essere effettuata per singola banca o per tutte le banche, questo assegnando o meno il campo IBAN.

Sempre in questa tabella è possibile indicare se il movimento contabile di OS1 deve essere importato come movimento sospeso, attivando l’apposito flag. L’attivazione del flag si rende necessaria per poter ricercare i movimenti in OS1 e poter andare ad assegnare i conti contabili corretti, operazione indispensabile se presenti più contropartite nel movimento.

Nell’associazione è possibile indicare la contropartita da utilizzare per la generazione dei movimenti contabili in OS1.

Associazioni causali virtuali

La tabella contiene l’assegnazione dell’operazione da effettuare in OS1 per i movimenti che arrivano dal portale movimentati con le causali virtuali.

L’associazione può essere effettuata per singola banca o per tutte le banche, questo assegnando o meno il campo IBAN.

Per ogni causale virtuale movimentata è necessario configurare sia per la tipologia cliente che fornitore, le tipologie sono le seguenti:



L’impostazione della gestione delle spese di insoluto addebitate al cliente deve essere predisposta prima di effettuare l’importazione dei movimenti dal portale, perché in questa fase, quest’ultime vengono ripartite per scadenza insoluta, ad esempio importando un movimento di insoluto a fronte di tre effetti con spese di insoluto da addebitare per un totale di 6 euro, le spese di insoluto calcolate e addebitate al cliente sono di 2 euro per ogni effetto, per questo viene generata una scadenza di tipo spese insoluto sulla stessa rata dell’insoluto registrato nello stesso movimento contabile.

Configurando la gestione dei pagamenti/incassi anticipati in fase di generazione del movimento contabile viene generata una scadenza di tipo Anticipo.

In fase di generazione del movimento contabile in base alla tipologia impostata vengono effettuate le assegnazioni dei conti, come indicato nel paragrafo “Importazione dati”.

Conti correnti

All’interno della tabella devono essere indicati i conti correnti effettivamente utilizzati all'interno dell'applicazione OS1BoxOpenBanking. La presenza dell’ IBAN in questa tabella viene controllata in fase di importazione dati.

In fase di inserimento è possibile selezionare il conto corrente direttamente dalla tabella “Conti correnti” di OS1, confermando il codice per le versioni successive alla 5.4 viene automaticamente popolato il campo IBAN.

Importazione dati

In fase di importazione dati, effettuata dalla scelta “Elaborazioni” “Importazione dati”, vengono effettuate due operazioni, vengono scaricati i movimenti dal portale di sessioni chiuse e non ancora importate e vengono generati i movimenti contabili di queste sessioni e di sessioni precedentemente importate di cui devono ancora essere generati i movimenti.

In fase di importazioni vengono segnalati eventuali avvisi o errori, come ad esempio se non sono state associate tutte le causali elaborate.

I movimenti non importati, per errori nella generazione del movimento contabile, rimangono da importare e verranno trattati nella successiva fase di importazione. I controlli effettuati in fase di importazione sono i seguenti:

La lista dei movimenti generati sarà visualizzata nella linguetta “Movimenti generati”.

I movimenti contabili, non collegati a scadenze, vengono generati utilizzando la contropartita con la seguente priorità:

Per ogni causale virtuale movimentata viene generato il movimento in base alla tipologia cliente o fornitore definita nella tabella” Associazioni causali virtuali”, la contropartita utilizzata per la generazione del movimento contabile è quella utilizzata anche nei movimenti contabili di OS1, nello specifico:

Per quanto riguarda la movimentazione dei clienti e dei fornitori vengono generati i movimenti in base al tipo movimento e ai moduli gestiti, nello specifico:

- Nel caso ci sia una differenza tra l’importo saldato della rata e l’importo totale della rata e questa sia inferiore a quanto impostato in configurazione delle partite aperte, viene automaticamente generato l’abbuono per la differenza.

- In base al parametro “Tipo reg. contabile incassi”, definito sulla causale contabile o in configurazione del modulo di contabilità, viene generato il movimento con un’unica riga contabile per tutti i documenti saldati dello stesso cliente/fornitore oppure viene generata una riga contabile per ogni documento saldato.

- Movimenti percipienti: se configurata una causale contabile che prevede la gestione del pagamento percipiente viene generato il movimento contabile con la rilevazione delle ritenute e il movimento sul modulo Ritenute d’acconto.

- Differenza cambi: se il movimento è in divisa estera calcola l’eventuale differenza cambi attiva o passiva rispetto al cambio originale della fattura.

- Se alla causale del movimento è stata associata la causale riservata all’esito effetti o una causale che genera effetti ed è prevista la gestione del conto transitorio (per questo verificare quanto specificato nell’apposita configurazione delle Partite Aperte) viene effettuata la registrazione contabile di chiusura del cliente ed effettuato anche l’esito dell’effetto.

- Se la causale abbinata al movimento è relativo all’insoluto cliente effettua la registrazione dell’insoluto, se sono presenti delle spese di insoluto viene generato il movimento come indicato nel paragrafo “Assegnazione causale virtuale”.

- Se la contropartita abbinata tramite la causale contabile prevede la ripartizione in contabilità analitica e la causale contabile prevede la contabilità analitica ed è presente per il periodo una tabella di ripartizione viene generato anche il movimento in contabilità analitica.

- Se gestita la contabilità semplificata per cassa o la contabilità professionisti viene generato automaticamente il giroconto incassi/pagamenti dei ricavi/costi sospesi.

Analisi movimenti

Tramite la scelta sarà possibile analizzare le importazioni effettuate con la possibilità di filtrare per data download, data movimento e tipo analisi.



Nella sezione in alto vengono visualizzate le importazioni effettuate, il flag di elaborato e la data di elaborazione: questi due dati vengono impostati una volta che tutti i movimenti sono stati contabilizzati.

Nella sezione centrale vengono visualizzati i movimenti presenti sulla sessione con il riferimento al movimento generato in OS1, la colonna “Esito” è compilata con l’indicazione di un cerchietto colorato di fianco alla data e corrisponde ad un diverso stato del movimento:

Movimento importato in OS1 correttamente

Movimento da importare; per i movimenti da importare, tramite l’utilizzo del tasto destro del mouse è possibile attivare la funzione “Modifica causale documento”, tale funzione consente di modificare la causale del movimento assegnata in automatico da portale selezionandola fra quelle presenti. In questa fase viene effettuata una segnalazione non bloccante nel caso in cui si vada a selezionare una causale non collegata a causale contabile, inoltre se nella sessione sono presenti altri movimenti non elaborati con la stessa causale e stesso Iban viene richiesto se modificare anche tali movimenti.

Movimento precedentemente importato ma successivamente eliminato in OS1: questa tipologia di movimento può essere reimportato in OS1 tramite il tasto destro del mouse selezionando la voce “Consenti rigenerazione”. Tale operazione consente di importare nuovamente il movimento che sarà contraddistinto da un cerchietto nero . Se presenti movimenti in questo stato, tramite il menù contestuale richiamato tramite il tasto destro del mouse, sarà possibile selezionarli scegliendo la voce “Seleziona tutto”:

in questo modo tutti i movimenti in questo stato e nello stato “Escluso” risulteranno selezionati. Selezionando la voce “Consenti rigenerazione” (sempre dal menù contestuale mostrato a lato) tutti i movimenti selezionati nello stato “Elaborato cancellato” potranno essere rigenerati in OS1 e quindi i movimenti da importare saranno trattati nella successiva importazione.



Cliccando sulla colonna “Stato” è possibile effettuare l’ordinamento dei dati a video. Nella sezione inferiore della griglia vengono visualizzate le scadenze associate al movimento su cui si è posizionati; tramite il doppio clic sulla griglia in corrispondenza delle righe con pallino verde è possibile visualizzare i dati del movimento contabile mentre sulle righe con pallino rosso o grigio sarà possibile selezionare manualmente il rigo.



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